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El correo electrónico es hoy en día una de las formas de comunicarse más comunes y efectivas. Como todas las vías de comunicación, tiene sus reglas y normas de etiqueta.

Expresarse correctamente y utilizar el correo electrónico de manera adecuada, realmente te puede ayudar mucho a ahorrar tiempo, ser más eficiente y proyectar ante los demás, una mejor imagen de tu persona.

El encabezado del correo electrónico debe ser completado en su totalidad.

1. Para: Incluye a la(s) persona(s) principal(es) a quien(es) quieres dirigir el mensaje.

2. CC: (copia carbón): Persona(s) que también debe(n) leer el correo, miembros del equipo o colaboradores de las personas a las que envías el correo.

3. BCC: (“blind carbon copy): Envía una copia del correo a un receptor oculto. Esto debe usarse con cuidado porque estás ocultando información.

4. Asunto: (copia carbón):Describe brevemente de qué hablas en tu correo. De 2 a 5 palabras son suficientes.

Detalles a considerar

5. Tipo de letra: Evita los colores en el texto. El negro y el tamaño 12 es lo recomendado.

6. Fuente: Se recomiendan fuentes con buena legibilidad, por ejemplo: Arial, Time New Roman o  Calibri.

7. Comienzo del correo: Si no es alguien de la compañía, comienza tu mensaje con la frase “Estimado Señor/Señora”. En el caso de ser alguien conocido y le tienes confianza, podrías comenzar con la expresión “Querido/Querida”.

8. Final: Las siguientes despedidas se consideran profesionales: Sinceramente, Cordialmente, Muchas gracias. Cualquiera que escojas debe estar seguida de tu nombre completo, cargo en la empresa y cualquier dato que facilite la identificación.

Recomendaciones adicionales

1. Sé Conciso

No hagas tu mensaje más largo de lo necesario. Leer un correo electrónico cuesta más trabajo que una carta en papel. Los mensajes de correo electrónico muy largos pueden volverse complicados de entender.

2. Responde todas las preguntas

Y Prevé las posibles preguntas que pudieran surgir a raíz de tu respuesta al mismo. Por ejemplo: si alguien te pregunta sobre las formas de pago que acepta tu compañía, puedes también incluir los métodos de envío y tiempos de entrega de tu mercancía. El receptor de tu mensaje seguramente te lo agradecerá.

3. Ten cuidado con tu ortografía

Y utiliza correctamente las reglas gramaticales y de puntuación.

4. NO escribas en mayúsculas.

Además de que se ve mal, en Internet escribir en mayúsculas sostenidas significa GRITAR.

5. Utilizar fórmulas de cortesía

Aunque se trate de un e-mail informal, es recomendable que éste incluya siempre las palabras “por favor” y “gracias”. Escribe un saludo o bienvenida cada que comiences un nuevo asunto o mensaje. Pero si intercambias varias veces el mismo e-mail con la misma persona sobre el mismo asunto (por ejemplo, una reunión, día y hora) no es necesario que saludes nuevamente cada vez que envías una respuesta o comentario. Es como cuando tu llevas una conversación continua, no vas a decir “Hola” cada que comienzas a hablar.

6. Evita saturar el mensaje

Evita poner fondos u otros elementos “decorativos” innecesarios, ya que tu mensaje perderá formalidad (sobretodo en tu ámbito profesional). Además, al agregar “decoración”, aumentas el número de bytes a transmitir y esto puede ser un problema para personas con conexiones a Internet lentas.

7. Contextualiza al receptor

Cuando intercambies un mismo mensaje varias veces a manera de una conversación, asegúrate de incluir toda la serie de mensajes anteriores que se ha ido acumulando en el mismo. Esto le facilita a todos los involucrados seguir la conversación. Esto es particularmente útil para todos los que reciben muchos mensajes al día.

8. No distraigas al receptor

Evita las “frases motivacionales”, lo único que logras es distraer a tu lector del propósito principal de tu mensaje.

9. No envíes SPAM

NUNCA envíes correos NO solicitados a tu lista de direcciones. Esto se llama SPAM y es muy mal visto.

10. Envía tus datos de contacto

Asegúrate de que debajo de tu firma aparezcan todos los datos necesarios para que el receptor te identifique y se pueda poner en contacto contigo. Esto puede incluir: el nombre de tu compañía, tu puesto, tu teléfono, tu dirección postal, tu página Web y cualquier otra información pertinente.


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